СОЗДАНИЕ/РЕДАКТИРОВАНИЕ КОНТРАГЕНТОВ

Окна редактирования перевозчиков и заказчиков одинаковые, отличительным признаком является поле "Тип". Отнесение контрагента к конкретному типу (заказчик или перевозчик или своя фирма) упрощает его поиск в справочниках, но не запрещает его выбор в другой роли.

ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
 

Загрузить выписку ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Открыть справочник
Обновить набор данных
Определить, в каких заявках и в качестве кого участвует этот контрагент
Добавить вложение
Отправить sms контактному лицу
Создать новую запись
Удалить запись
Редактировать запись
Сохранить редактируемую запись
Отменить изменение записи
Открыть реквизиты контактых лиц
Открыть окно почтового клиента для создания нового письма


ЗАКЛАДКА "ОБЩИЕ"

Группа "Общие"

 

ИНН - ИНН. Поле контролируется на корректность ввода - если значение ИНН неверно, то поле становится красным

КПП - КПП

Статус - Статус контрагента. Выберите его из выпадающего списка, или введите другое

Название сокр. - Сокращенное наименование контрагента, например, в формате - ООО "ТМ" или ТМ, ООО

Город - Город контрагента. Это поле является справочным значением - место расположения или город, где этот контрагент может иметь свободный автомобиль или груз - и используется при создании заявки на перевозку и определении города загрузки или разгрузки.

Страна - Страна контрагента. Справа от этого поля код региона/страны.

Орг.-прав. фор - Организационно-правовая форма. Нужно выбрать из пополняемого справочника. Поле можно отдельно заполнить, чтобы оперировать настройкой вывода в бланке сокращенного и/или полного наименования, или их сочетаний с ОПФ. Например, ООО "ТМ", ООО "ТРАНС-Менеджер", Общество с ограниченной ответственностью "ТРАНС-Менеджер" и т.п.

Назван. - Полное название контрагента. Это поле рекомендуется заполнять, следуя принятым правилам, чтобы избежать дублирования контрагентов - когда один и тот же контрагент внесен в БД с названиями, отличающимися, например, пробелом. Вносите название, например, в формате - "ТРАНС-Менеджер"

Юр. Адрес - Юридический адрес контрагента

Почт. Адрес - Почтовый адрес контрагента. Отдельно поле для индекса предусмотрено для настройки печати конверта

Факт. Адрес - Фактический адрес контрагента

Код АТИ - Код контрагента на ресурсе ati.su

Стацион. тел. - Телефон контрагента. При необходимости можно отдельно заполнить телефон каждого контактного лица.

Эл. адр. - Укажите электронный адрес контрагента

Web-сайт - Сайт контрагента, открывается по клику на кнопку


Группа "Контактное лицо и ответственный менеджер"

 

ФИО - Основное контактное лицо контрагента. Если контактных лиц несколько, то внесите их в справочник . В таблицу можно внести номера телефонов, ICQ, Skype, e-mail, указать должность и дату рождения. При заполнении заявки из данного справочника контактных лиц выгружается выпадающий список контактов.

Ответственный менеджер - Можно назначить ответственного менеджера из списка учетных записей пользователей программы. При выборе контрагента в заявку автоматически заявке присваивается этот ответственный менеджер.


Поле "Своя фирма"

 

Если в карточке заказчика выбрана своя фирма, она автоматически будет выбрана в заявку как владелец сделки. Настройками доступа пользователя можно обязать указывать в карточке свою фирму (окно "Журнал заказчиков(перевозчиков"). От этой же фирмы по умолчанию заполняется печатная форма конверта.



Группа "Места пребывания / Загрузок / Разгрузок / Направлений"

 

Список городов, в которых контрагент может иметь регулярный груз, или городов, в которые перевозчик может иметь регулярные рейсы. Это поле используется для поиска в журнале заказчиков/перевозчиков.



Поле "Максимальный долг"

 

В этом поле можно указать сумму максимально допустимого долга. При превышении общей задолженности этого/этому контрагенту по всем заявкам его нельзя будет выбрать в новую заявку. При попытке сформировать заявку с таким контрагентом появится предупреждение, что для данного контрагента установлен максимальный долг, который превышен. И будет предложено устранить задолженность или повысить порог долга.



Поле "Примечание"

 

Поле многострочное. Внесите в него примечания относительно контрагента.



Группа "Типы перевозок контрагента"

 

Флажками можно отметить, в каких перевозках участвует контрагент: грузовые, междугородние, пригородные и др. По этим параметрам реализован фильтр в журнале контрагентов.



ЗАКЛАДКА "РЕКВИЗИТЫ"

Группа "Реквизиты"
  По кнопке "Добавить Р/С" открывается справочник расчетных счетов. Банковских реквизитов и счетов может быть несколько, поддерживается заполнение по БИК из справочника .

Коды ОКВЭД, ОГРН, ОКПО, ОКАТО, данные о руководителе и главном бухгалтере заполняются в типовые печатные формы. Нал. Договора - Наличие договора с контрагентом.

Нал. Св. о рег. - Наличие у контрагента свидетельства о регистрации.

Нал. Св. о пост. - Наличие у контрагента свидетельства о постановке на учет в налоговый орган.


Группа "Реквизиты для ИП, ЧП, ПБОЮЛ"

 

Укажите номер и дату выдачи паспорта в поле "Паспорт" и место регистрации в поле "Прописка" для индивидуального/частного предпринимателя, предпринимателя без образования юридического лица.


Группа "Свидетельства"

 

Укажите даты и номера свидетельств о регистрации и о постановке на учет в налоговой орган.



ЗАКЛАДКА "ДОГОВОРЫ"

Здесь фиксируются договоры контрагента со своими фирмами. К обязательным графам относится период действия, копия, своя фирма (строки для своей организации выделены цветным фоном). Поля для гос. контракта заполняются для отражения в бухгалтерских документах. Печатную форму договора можно настроить в редакторе бланка.

 

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ В ЯЧЕЙКАХ ТАБЛИЦЫ

  • Строка договора серая, если он истек или закрыт.
  • Если в номера стоит "(п)" значит договор на подписании (для карточки контрагента).
  • Колонка "П" означает, что договор принят.
  • Колонка "Д" означает, что есть соглашения к договору.
  • Колонка "Срок" имеет значение "(Авто)", если включено автопродление.
  • Если включен флажок "Автопродление", то строка в таблице всегда буде черным цветом. Т.е. договор всегда актуален.
  • Если договор продлен, т.е. включен флажок "Продлен до", то в колонке сроек перед датой будет знак "(п)".
  • Колонка "З" заполнена флажком, если договор закрыт.

ЗАКЛАДКА "МЕСТА"

На этой закладке следует указывать места возможных погрузок/разгрузок - при создании/редактировании заявок они будут предложены в выпадающем списке для выбора адреса погрузки/разгрузки.



ЗАКЛАДКА "АВТОМОБИЛИ" И ЗАКЛАДКА "ВОДИТЕЛИ"

Используются типовые элементы управления и дополнительно: В карточку тягача можно привязать прицеп и водителя - тогда при выборе в заявку этого тягача автоматически заполнятся также прицеп и водитель.

ЗАКЛАДКА "ПОЧТА РОССИИ"

Предназначена для учета заказных писем, отправленных через почту РФ. Обязательная колонка - "Код-трекер": для ввода трека отправки. Предусмотрена проверка корректности ввода.
По кнопке можно посмотреть подробную информацию о перемещениях письма. По кнопке с серверов Почты РФ обновляются все треки, загруженные в окно.



ЗАКЛАДКА "ИСТОРИЯ"

Справочная информация об истории работы с контрагентом.



ЗАКЛАДКА "КОНТРОЛЬ"

Блок Максимальная сумма долга и контроль оплат задаёт индивидуальные условия оплаты для конкретного заказчика.
Настройками уровней доступа можно запретить пользователю выбор контрагента, превысившего этот установленный лимит задолженности. Здесь можно указать, от какого дня (погрузки/разгрузки/со дня получения документов) и на сколько дней оплата может быть перенесена, и когда она считается критически просроченной.
Настройки этой закладки являются приоритетными по сравнению с меню "Настройка" -> "Параметры" -> "Контроль заказчика/перевозчика".
В разделе Расчет контрагенту можно установить автоназначение даты оплаты. Необходимо ввести количество дней и точку отсчета: дату получения/отправки электронных/оригинальных ТТН и первичных документов или дату разгрузки, даты счета из 1С или из ТМ. Пользователю можно отдельно разрешить/запретить редактирование параметров автоустановки даты (зона "Работа со счетами и документами" настройки доступа), а также запретить сохранять контрагента, если не установлено автоназначение даты оплаты. Автоназначение даты оплаты будет работать в новых заявках, созданных после сохранения настройки.
На этой закладке можно настроить Контроль документов и оплат для заказчика: задать срок получения первичных документов от даты отправки оригиналов и когда их получение будет считаться критично просроченным. Установленные здесь настройки используются для индикации в журнале дебиторской задолженности.
При указании ставки НДС и формы оплаты эти данные по умолчанию заполнятся для тарифа этого контрагента при вводе услуги в заявку.



ЗАКЛАДКА "ПРИВЯЗКА"

Справочная информация об аффилированных компаниях, чтобы указать общих учредителей, контактных лиц и т.п.
В верхнюю таблицу можно привязать контрагентов к текущему - отображается список всех привязанных. В нижней таблице отображается список контрагентов, к которым привязан текущий контрагент.

ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
 
Переход к первой записи таблицы
Переход к последней записи таблицы
Привязать контрагента
Отвязать контрагента
Открыть карточку
Обновить набор данных


ТАБЛИЦА

Последовательность колонок можно построить в нужном порядке по клику и перетаскиванию мышкой.

По умолчанию в журнале контрагентов наименование сопровождается иконками для той организации, которая привязана к др. контрагентам, и - для той организации, к которой привязаны др. контрагенты. Эту индикацию можно отключить через меню "Настройка" -> "Параметры" -> "Отображение" флажком "Не выводить индикацию привязанных контрагентов".



ЗАКЛАДКА "ТАРИФЫ"

В рамках индивидуального коммерческого предложения здесь можно внести тарифы специально для этого контрагента. При заполнении закладки "Услуги" в заявке для выбора услуги по кнопке будет открыт тарификатор с этой закладки.


ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
 
Переход к первой записи таблицы
Переход к последней записи таблицы
Добавить запись
Удалить запись
Редактировать запись
Обновить набор данных
Дублировать запись. Сокращенное наименование для тарифов совпадать не должно
Управление метками. Предлагает поставить метку на выделенной записи, снять метку, пометить все записи, снять все метки


РЕДАКТИРОВАНИЕ

Обязательны к заполнению сокращенное и полное наименование, единица измерения и тариф в валюте.
По согласованию с контрагентом в документы могут быть внесены данные по перевозке. Настроить их подгрузку в бланк можно из этого же окна:

 
Выбрать нужные значения из справочников зон
Показать выбранные значения. Для просмотра подстановки можно выбрать заявку из выпадающего списка
Сохранять перевод каретки: для удобства предварителнього просмотра автоподгрузки значений

При выборе услуги на закладке "Услуги" заявки НДС будет рассчитан в соответствии с режимом выделения НДС. Если на закладке "Контроль" заданы форма оплаты и ставка НДС, они будут выбраны в услугу по умолчанию. Форму коммерческого предложения можно открыть по кнопке "Печать" и, при необходимости, настроить в редакторе.



ЗАКЛАДКА "ВЫПИСКА ФНС"

По умолчанию при добавлении нового контрагента из главного окна / или в журнале контрагентов открывается окно "Загрузка реквизитов по ИНН". Отключить загрузку можно в этом окне флажком "Не выводить при создании контрагента". Снова активировать загрузку можно из меню "Файл" -> "Загружать выписку ЕГРЮЛ/ЕГРИП".

На закладке по кнопке "Обновить" откроется выбор вариантов: с сервера ТМ - содержит данные на дату последней загрузки др. пользователями, осуществляется гораздо быстрее. Обновление с сайта ФНС всегда актуально, но требует времени на конвертацию. После проведения обновления актуализируется информация только на закладке "Выписка".

При загрузке реквизитов по выписке наименование в журнале контрагентов отмечается значком в нижнем правом углу ячейки.

Поскольку в выписке из реестра может быть несколько одноименных полей и заголовков (например, "должность", "сведения", "запись"), внимательно проверьте заполнение закладок "Общие" и "Реквизиты".



ЗАКЛАДКА "ПРОЧЕЕ"

Предназначена для установки произвольных коэффициентов (параметров) с целью дополнительного программирования отчетов, бланков. В обычной работе пользователя Транс-Менеджер'а не используется.



ЗАКЛАДКА "ГРАФИКА"

На этой закладке можно загрузить файлы печати, подписи, логотипа контрагента для автоподгрузки в бланки. Требуется настройка печатных форм.



СМ. ТАКЖЕ

Журнал заказчиков/перевозчиков
Журнал дебиторской задолженности
Журнал кредиторской задолженности
Группы пользователей
Реестр уровней доступа
Оглавление


(C) МЕДВЕДЬ-СОФТ 2003-2024