НАЗНАЧЕНИЕ

Функции импорта данных предназначены для удобства переноса наработанных списков контрагентов из документов Excel в базу данных программы ТРАНС-Менеджер. Для выполнения такого импорта нужно произвести несколько шагов.

• Шаг 1. Переименовать необходимые колонки в документе Excel
• Шаг 2. Сохранить документ Excel в файл CSV
• Шаг 3. Импортировать данные из файла CSV

СОЗДАНИЕ НЕОБХОДИМЫХ КОЛОНОК В ДОКУМЕНТЕ EXCEL

Документ Excel нужно привести к специальному формату. Вставить первой строкой названия колонок из списка ниже (жирным выделены обязательные колонки):

Основные реквизиты

FIRMNAME	Сокращенное название контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
INN	ИНН контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
FIRM_FULLNAME	Полное наименование контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
FORM_SOB	Организационно-правовая форма контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
FIRMADDRESS	Юридический адрес контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
POST_ADDR	Почтовый адрес контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
TEL_FAX	Телефон/Факс контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
INTERNET	E-mail контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
TEL_KOD	Телефонный код города местонахождения контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 8 символов).
CONTACT	Основное контактное лицо контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
CONTACT_TEL	Телефон основного контактного лица контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
KPP	КПП контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 64 символа).
OKPO	ОКПО контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 64 символа).
OKONH	Основной ОКВЭД контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 64 символа).
OGRN	ОГРН контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 64 символа).
DIR_NAME	ФИО директора контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
BUH_NAME	ФИО главного бухгалтера контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).

Банковские реквизиты

BIK	БИК банка контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 64 символа).
RS	Расчетный счет контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 64 символа).
BANK	Наименование банка контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
KS	Корреспондентский счет банка контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 64 символа).

Дополнительные реквизиты

FIRMSTATUS	Статус контрагента (заказчик/грузоотправитель/экспедитор и т.п., формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
FIRMCITY	Город местонахождения контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
FIRMCOUNTRY	Страна местонахождения контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
FIRMCOUNTRY_SHORT	Код ISO 3166-1 alpha-3 страны местонахождения контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 8 символов).
CLI_ID	Идентификационный код контрагента (формат поля - целочисленное значение).
PRIM	Примечание к данным контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 1024 символа).
PASPORT_SER	Серия паспорта контрагента-ИП или физического лица (формат поля текстовый, максимальная емкость 16 символов).
PASPORT	Номер паспорта и данные о его выдаче для контрагента-ИП или физического лица (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
PASPORT_ADDR	Адрес прописки для контрагента-ИП или физического лица (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
FIO	ФИО для контрагента-ИП или физического лица (формат поля текстовый, максимальная емкость 40 символов).
LIC_CARD	Лицевая карточка физического лица (формат поля текстовый, максимальная емкость 32 символа).
SVID_REG	Номер свидетельства о регистрации контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
SVID_POST	Номер свидетельства о постановке контрагента на учет (формат поля текстовый, максимальная емкость 256 символов).
PRIV_DATE	Дата начала сотрудничества с контрагентом (формат поля "дата").
PRIV_HIST	История сотрудничества с контрагентом (формат поля текстовый, максимальная емкость 4096 символов).
MAXDOLG	Масимальный долг при расчетах с контрагентом, при превышении которого пользователь с предустановленным доступом не сможет выбрать такого заказчика/перевозчика в заявку (формат - число с плавающей точкой).

Прочие поля

OTVET_MAN	Логин пользователя, который будет назначен ответственным для этого контрагента (формат поля текстовый, максимальная емкость 16 символов).
DOG_NAL	Отметка о наличии договора (заполняется как "1", если отметка проставлена; как "0", если отметки нет).
SVID_REG_NAL	Отметка о наличии свидетельства о регистрации контрагента (заполняется как "1", если отметка проставлена; как "0", если отметки нет).
SVID_POST_NAL	Отметка о наличии свидетельства о постановке контрагента на налоговый учет (заполняется как "1", если отметка проставлена; как "0", если отметки нет).
GR1	Отметка о виде перевозки, характерной для этого контрагента(заполняется как "1", если контрагент участвует в грузовых перевозках; как "0", если не участвует).
GR2	Отметка о виде перевозки, характерной для этого контрагента(заполняется как "1", если контрагент участвует в междугородних перевозках; как "0", если не участвует).
GR3	Отметка о виде перевозки, характерной для этого контрагента(заполняется как "1", если контрагент участвует в пригородных перевозках; как "0", если не участвует).
GR4	Отметка о виде перевозки, характерной для этого контрагента(заполняется как "1", если контрагент участвует в международных перевозках; как "0", если не участвует).
GR5	Отметка о виде перевозки, характерной для этого контрагента(заполняется как "1", если контрагент участвует в пассажирских перевозках; как "0", если не участвует).

Кроме этого, следует учитывать, что импортировать можно одновременно или только заказчиков, или только перевозчиков, поэтому документ можно сохранить в двух копиях и в одной оставить только заказчиков, в другой только перевозчиков, и сохранить эти документы в два разных csv файла.

СОХРАНЕНИЕ В ФАЙЛ CSV

После того, как колонки обозначены, нужно увеличить ширину всех колонок так, чтобы весь содержащийся в ячейках текст помещался целиком во всех строках документа. После этого необходимо выделить лист, включая все подписанные колонки и все строки данных, и сохранить как файл CSV. В меню Excel это делается через "Файл"-"Сохранить как..." где нужно указать тип файла CSV (*.csv).

ИМПОРТ ДАННЫХ ИЗ ФАЙЛА CSV

В Транс-Менеджер'е откройте журнал заказчиков или перевозчиков (в зависимости от содержания CSV файла), выберите (или создайте новую) категорию, в которую нужно произвести импорт. Нажмите в журнале кнопку:

Импорт контрагентов из CSV таблицы.

После этого нужно в появившемся окне выбрать CSV файл , установить разделитель и кавычки в зависимости от исходного файла (проверить настройки можно в текстовом редакторе "Блокнот") и нажать кнопку "выполнить импорт".