НАЗНАЧЕНИЕ

Функции импорта данных предназначены для удобства перенесения упрощенных наработанных списков контрагентов из документов Excel в базу данных программы ТРАНС-Менеджер. Для выполнения такого импорта нужно произвести несколько шагов.

• Шаг 1. Необходимые колонки в документе Excel
• Шаг 2. Сохранение документа Excel в файл DBF
• Шаг 3. Импорт данных из файла DBF

СОЗДАНИЕ НЕОБХОДИМЫХ КОЛОНОК В ДОКУМЕНТЕ EXCEL

Документ Excel нужно привести к специальному формату. Вставить первой строкой новую пустую строку и заполнить ее названиями колонок из списка ниже (жирным выделены обязательные колонки):

FIRMNAME	Название контрагента.
FIRMADDR	Юридический адрес контрагента или почтовый адрес.
TEL_FAX	Телефоны и факсы.
CONTACT	Контактные лица.
INTERNET	Адрес электронной почты.
POST_ADDR	Почтовый адрес.

Кроме этого, следует учитывать, что импортировать можно одновременно или только заказчиков, или только перевозчиков, поэтому документ можно сохранить в двух копиях и в одной оставить только заказчиков, в другой только перевозчиков, и сохранить эти документы в двух разных DBF файла.

СОХРАНЕНИЕ В ФАЙЛ DBF (DBASE)

После того, как колонки обозначены, нужно удалить лишние колонки, увеличить ширину всех колонок так, чтобы весь содержащийся в ячейках текст помещался целиком во всех строках документа. После этого необходимо выделить блок, включая все подписанные колонки и все строки данных, и сохранить как файл DBF. В меню Excel это делается через "Файл"-"Сохранить как..." где нужно указать тип файла DBF 4 (dBASE IV) (*.dbf).

ИМПОРТ ДАННЫХ ИЗ ФАЙЛА DBF

После того, как DBF файлы созданы, нужно открыть программу ТРАНС-Менеджер, открыть журнал заказчиков или перевозчиков (в зависимости от содержания DBF файла), и выбрать (или создать новую) категорию, в которую нужно произвести импорт. После этого нажать в журнале кнопку приведенную ниже.

Импорт контрагентов из DBF таблицы.

После этого нужно в появившемся окне выбрать DBF файл и нажать кнопку выполнить импорт.