СОЗДАНИЕ/РЕДАКТИРОВАНИЕ КОНТРАГЕНТОВ

Окна редактирования перевозчиков и заказчиков одинаковы. Исключение составляют три закладки - у перевозчиков есть закладка "Автомобили" и закладка "Водители", но нет закладки "Места", как у заказчиков.

ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
 

Загрузить выписку ЕГРЮЛ/ЕГРИП
Открыть справочник
Обновить набор данных
Определить, в каких заявках и в качестве кого участвует этот контрагент
Добавить вложение
Открыть журнал грузов, доставленных для этого контрагента
Отправить sms контактному лицу/водителю
Создать новую запись
Удалить запись
Редактировать запись
Сохранить редактируемую запись
Отменить изменение записи
Открыть реквизиты контактых лиц
Открыть окно почтового клиента для создания нового письма


ЗАКЛАДКА "ОБЩИЕ"

Группа "Общие"

 

ИНН - ИНН. Поле контролируется на верность ввода значения - если значение ИНН неверно, то поле становится красным

КПП - КПП

Статус - Статус контрагента. Выберите его из выпадающего списка, или введите другое

Название сокр. - Сокращенное название контрагента. Вносите название, например, в формате - ООО "ТМ" или ТМ

Город - Город контрагента. Это поле является справочным значением для контрагента, в качестве значения подразумевается город его расположения или город, где этот контрагент может иметь свободный автомобиль или груз. Это поле используется при создании заявки на перевозку и определении города загрузки или разгрузки, при этом наличие справочных значений городов является весьма удобным. Нужно заметить, что справочник этого поля заполняется автоматически при создании заявок

Страна - Страна контрагента. Справа от этого поля код региона/страны. В большинстве случаев оно заполняется автоматически при вводе города

Орг.-прав. фор - Организационно-правовая форма. Нужно выбрать из пополняемого справочника. Поле можно отдельно заполнить, чтобы оперировать настройкой вывода в бланке сокращенного и/или полного наименования, или их сочетаний с ОПФ. Например, ООО "ТМ", ООО "ТРАНС-Менеджер", Общество с ограниченной ответственностью "ТРАНС-Менеджер" и т.п.

Назван. - Полное название контрагента. Это поле рекомендуется заполнять, следуя принятым правилам, чтобы избежать дублирования контрагентов - когда один и тот же контрагент внесен в БД с названиями, отличающимися, например, пробелом. Вносите название, например, в формате - "ТРАНС-Менеджер"

Юр. Адрес - Юридический адрес контрагента

Почт. Адрес - Почтовый адрес контрагента. Отдельно поле для индекса

Факт. Адрес - Фактический адрес контрагента

ID - идентификационный номер контрагента. Присваивается вручную, если подразумевается выгрузка статусов заявок на сайт из меню "Доставка". Может быть использовано для указания ID с ati.su

Стацион. тел. - Телефон/факс контрагента. Это поле, так же как и поле "Город", имеет свой справочник для того, чтобы указать телефоны контрагента, если их несколько и у них разное территориальное расположение. Например, офис и два различных склада - соответственно, в это поле нужно внести телефоны офиса, а в справочник - телефоны складов. Нужно отметить, что справочник этого поля пополняется автоматически при создании заявок.

Эл. адр. - Укажите электронный адрес контрагента.

Телефонный код города - Телефонный код города контрагента.


Группа "Контактное лицо и ответственный менеджер"

 

ФИО - Контактное лицо контрагента. Если контактных лиц несколько, то внесите их в локальный для контрагента справочник, нажав кнопку справа от поля. В таблицу можно внести номера телефонов, ICQ, Skype, e-mail, указать должность и дату рождения. В свою очередь, из таблицы контактов можно выбрать одну из записей для отображения в поле "ФИО" в карточке контрагента и в журнале контрагентов (колонка "Лица"). При заполнении заявки из справочника контактных лиц выгружается выпадающий список контактов.

Ответственный менеджер - Можно назначить ответственного менеджера контрагента из списка учетных записей программы. При выборе контрагента в заявку автоматически заявке присваивается этот ответственный менеджер.


Поле "Своя фирма"

 

Если в карточке заказчика выбрана своя фирма, она автоматически будет выбрана в заявку как владелец сделки. Настройками доступа пользователя можно обязать указывать в карточке свою фирму (окно "Журнал заказчиков(перевозчиков").



Группа "Места пребывания / Загрузок / Разгрузок / Направлений"

 

Список городов, в которых контрагент может иметь регулярный груз, или городов, в которые перевозчик может иметь регулярные рейсы. Это поле используется для поиска в журнале заказчиков/перевозчиков.



Поле "Максимальный долг"

 

В этом поле можно указать сумму максимально допустимого долга. При превышении общей задолженности этого/этому контрагенту по всем заявкам его нельзя будет выбрать в новую заявку. При попытке сформировать заявку с таким контрагентом появится предупреждение, что для данного контрагента установлен максимальный долг, который превышен. И будет предложено устранить задолженность или повысить порог долга.



Поле "Примечание"

 

Поле многострочное. Внесите в него примечания относительно контрагента.



Группа "Типы перевозок контрагента"

 

Флажками можно отметить, в каких перевозках участвует контрагент: грузовые, междугородние, пригородные, международные, пассажирские. По этим параметрам реализован фильтр в журнале контрагентов.



ЗАКЛАДКА "РЕКВИЗИТЫ"

Группа "Реквизиты"

 

Здесь назначение всех полей очевидно

Нал. Договора - Наличие договора с контрагентом.

Нал. Св. о рег. - Наличие у контрагента свидетельства о регистрации.

Нал. Св. о пост. - Наличие у контрагента свидетельства о постановке на учет в налоговый орган.


Группа "Реквизиты для ИП, ЧП, ПБОЮЛ"

 

Укажите номер и дату выдачи паспорта в поле "Паспорт" и место регистрации в поле "Прописка" для индивидуального/частного предпринимателя, предпринимателя без образования юридического лица.


Группа "Свидетельства"

 

Укажите даты и номера свидетельств о регистрации и о постановке на учет в налоговой орган.


ЗАКЛАДКА "ДОГОВОРЫ"

На этой закладке следует указывать договоры с контрагентом. Таблица служит только для отображения данных и напрямую не редактируется. Для редактирования используйте поля рядом с таблицей. Для каждой записи можно указать данные ответственных лиц - представителей сторон по договору. Эти данные будут подгружены в печатную форму договора.


ЗАКЛАДКА "АВТОМОБИЛИ" И ЗАКЛАДКА "ВОДИТЕЛИ"

На этой закладке следует указывать автомобили/водителей контрагента-перевозчика. Эти значения будут использоваться при создании/редактировании заявок с этим контрагентом.

Таблица служит только для отображения данных и напрямую не редактируется. Для редактирования используйте поля рядом с таблицей.


ЗАКЛАДКА "МЕСТА"

На этой закладке следует указывать места возможных погрузок/разгрузок заказчика. Эти значения будут использоваться при создании/редактировании заявок с этим контрагентом - будут автоматически заполняться выпадающие значения для ввода места погрузки/разгрузки.

Здесь таблицу можно редактировать напрямую.


ЗАКЛАДКА "ПРОЧЕЕ"

На этой закладке можно указать фактического плательщика (для заказчика) или получателя средств (для перевозчика), если он не совпадает с контрагентом. Можно выбрать контрагента из справочника или ввести с клавиатуры.
Здесь же фиксируется информация от службы безопасности - статус контрагента и примечание.

Ниже приведена информация о рейтинге контрагента по оценочной системе сайта ati.su. Данные подгружаются после создания учетной записи sms и обновляются в фоновом режиме раз в сутки. Можно принудительно обновить статус контрагента, нажав "Обновить сейчас", чтобы запросить обновление с сайта ati.su, или "Из кэша", чтобы загрузить информацию с наших серверов (это оперативнее). Установить рейтинг вручную может пользователь SYSDBA, нажав "Изменить".

Блок История знакомства и работы предназначен для ввода информации о партнерских отношениях. Отдельно можно установить дату привлечения контрагента.



ЗАКЛАДКА "КОНТРОЛЬ"

Блок Максимальная сумма долга и контроль оплат позволяет указать индивидуальные условия оплаты для конкретного заказчика. Здесь можно задать, от какого дня (погрузки/разгрузки/со дня получения документов) и на сколько дней оплата может быть перенесена. И когда она считается критически просроченной.
В разделе Расчет контрагенту можно установить автоназначение даты оплаты. Эта настройка будет приоритетной над установкой в общих параметрах ("Настройка" -> "Параметры" -> "Контроль заказчика/перевозчика"). Необходимо ввести количество дней и точку отсчета: дату получения/отправки электронных/оригинальных ТТН и первичных документов или дату разгрузки, даты счета из 1С или из ТМ. Пользователю можно отдельно разрешить/запретить редактирование параметров автоустановки даты (зона "Работа со счетами и документами" настройки доступа), а также запретить сохранять контрагента, если не установлено автоназначение даты оплаты. Автоназначение даты оплаты будет работать в новых заявках, созданных после сохранения настройки.
На этой закладке можно настроить Контроль документов и оплат для заказчика: задать срок получения первичных документов от даты отправки оригиналов и когда их получение будет считаться критично просроченным. Установленные здесь настройки используются для индикации в журнале дебиторской задолженности.



ЗАКЛАДКА "ПРИВЯЗКА"

Справочная информация об аффилированных компаниях. Чтобы можно было указать общих учредителей, контактных лиц и т.п.

В верхнюю таблицу можно привязать контрагентов к текущему, отображается список всех привязанных. В нижней таблице отображается список контрагентов, к которым привязан текущий контрагент.

ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
 
Переход к первой записи таблицы
Переход к последней записи таблицы
Привязать контрагента
Отвязать контрагента
Открыть карточку
Обновить набор данных


ТАБЛИЦА

Последовательность колонок можно построить в нужном порядке по клику и перетаскиванию мышкой.


По умолчанию в журнале контрагентов наименование сопровождается иконками для той организации, которая привязана к др. контрагентам, и - для той организации, к которой привязаны др. контрагенты. Эту индикацию можно отключить через меню "Настройка" -> "Параметры" -> "Отображение" флажком "Не выводить индикацию привязанных контрагентов".



ЗАКЛАДКА "ТАРИФЫ"

В рамках индивидуального коммерческого предложения здесь можно внести тарифы специально для этого контрагента. При заполнении закладки "Счета" в заявке для выбора услуги по кнопке будет открыт тарификатор с этой закладки.


ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
 
Переход к первой записи таблицы
Переход к последней записи таблицы
Добавить запись
Удалить запись
Редактировать запись
Обновить набор данных
Дублировать запись. Сокращенное наименование для тарифов совпадать не должно
Очистить поле


РЕДАКТИРОВАНИЕ

Обязательны к заполнению сокращенное и полное наименование, единица измерения и тариф в валюте.
По согласованию с контрагентом в документы могут быть внесены данные по перевозке. Настроить их подгрузку в бланк можно из этого же окна:

 
Выбрать нужные значения из справочников зон
Показать выбранные значения. Для просмотра подстановки можно выбрать заявку из выпадающего списка
Сохранять перевод каретки: для удобства предварителнього просмотра автоподгрузки значений

При выборе услуги на закладке "Счета" заявки НДС будет рассчитан в соответствии с режимом выделения НДС.



ЗАКЛАДКА "ВЫПИСКА ФНС"

По умолчанию при добавлении нового контрагента из главного окна / или в журнале контрагентов открывается окно "Загрузка реквизитов по ИНН". Отключить загрузку можно в этом окне флажком "Не выводить при создании контрагента". Снова активировать загрузку можно из меню "Файл" -> "Загружать выписку ЕГРЮЛ/ЕГРИП".

На закладке по кнопке "Обновить" откроется выбор вариантов: с сервера ТМ - содержит данные на дату последней загрузки др. пользователями, осуществляется гораздо быстрее и не требует ввода каптчи. Обновление с сайта ФНС всегда актуально, но требует ввода каптчи и времени на конвертацию. После проведения обновления актуализируется информация только на закладке "Выписка".

При загрузке реквизитов по выписке наименование в журнале контрагентов отмечается значком в нижнем правом углу ячейки.

Поскольку в выписке из реестра может быть несколько одноименных полей и заголовков (например, "должность", "сведения", "запись"), внимательно проверьте заполнение закладок "Общие" и "Реквизиты".



СМ. ТАКЖЕ

Журнал заказчиков/перевозчиков
Журнал дебиторской задолженности
Журнал кредиторской задолженности
Группы пользователей
Оглавление


(C) МЕДВЕДЬ-СОФТ 2003-2016