В общем случае создание заявки сводится к указанию ген. заказчика и ген. перевозчика, указанию мест и времени погрузки и разгрузки и указанию списка заказчиков (плательщиков) и списка поставщиков услуг (перевозчиков, страховщиков, сопровождения) на закладке "Счета". Редактирование заключается во внесении денег - оплат перевозчику или заказчиком, внесении номеров документов, выписке счетов.

• Закладка "Заявка"
• Закладка "Дополнительно"
• Закладка "Погрузка/Разгрузка"
• Закладка "Счета"
• Закладка "Деньги"
• Закладка "Требуемый тип а/м" (мультитранспортная заявка)
• Закладка "Поставщики требуемых а/м и список а/м" (мультитранспортная заявка)
• Печать обычной заявки

На этой закладке указываются ген. контрагенты перевозки. При выборе конкретного контрагента поля с дополнительными данными (адрес, телефон, контактное лицо) можно заполнить, выбрав из выпадающего списка (загружается с карточки этого контрагента). Так же здесь выводятся общие суммы по заявке (они формируются автоматически при заполнении сумм начислений на закладке "Счета" и фактической оплаты на закладке "Деньги"). Вручную можно заполнить сумму предоплаты/аванса. При формировании заявки или какого-либо отчета по умолчанию:

• Долг - это суммы, выставленные на закладке «Счета», за минусом оплаченных сумм, проведенных на закладке «Деньги».
• Тек. комиссия - это сумма, равная «Оплачено заказчиками» - «Оплачено перевозчикам».
• Ож. комис. - сумма «От заказчиков» - «Перевозчикам», т.е. всего планируемая к получению по заявке.

На этой закладке устанавливаются дополнительные реквизиты и условия транспортировки.

Группа "Дополнительно"   Треб. тип. Т/С Требуемый тип транспортного средства, значение из справочника типов транспортных средств. Выберите его из выпадающего списка или введите вручную. Если введенного значения нет в справочнике, то оно сохранится туда автоматически. Доступ к справочнику осуществляется кнопкой справа или через главное меню. Погранпереход Места перехода границы для международной перевозки, справочное значение. Выберите значение из выпадающего списка или введите вручную. Если введенного значения нет в справочнике, то оно сохранится туда автоматически. Доступ к справочнику осуществляется кнопкой справа или через главное меню. Темп. режим 3десь можно указать при необходимости температурный режим, который должен соблюдаться при перевозке. Доп. услуги Можно отметить флажками дополнительные услуги и реквизиты. Группа "Выделенный подвижной состав и водитель"   Выберите из справочника машину и водителя, нажав соответствующие кнопки. Следует иметь в виду, что выбор будет предоставлен на основании прикрепленных к ген. перевозчику а/м и водителя. Если нужного а/м или водителя в справочнике нет, то его следует там создать. Следующие кнопки относятся ко всему блоку "Выделенный подвижной состав и водитель": - Выбрать подвижной состав перевозчика - Выбрать водителя Группы "Для перевозчика", "Для заказчика"   Как упоминалось выше, печать заявки возможна как для перевозчика, так и для заказчика. При печати подменяются значения строк "Кому/куда", "Телефоны", "Ставки", а так же договор, штрафные санкции и т.д. В этих группах заполняются поля "Дополнительные условия", "Штрафные санкции" и "Договор" отдельно для заказчика (разовый договор на перевозку с заказчиком) и отдельно для перевозчика (разовый договор на перевозку с заказчиком). Текст договора можно выбрать из соответствующего справочника или заполнить напрямую в заявке (новый текст можно добавить в справочник на этой же закладке).

Начиная с версии 8.0 погрузки/разгрузки разделены на пары со всеми необходимыми реквизитами. Их может быть любое количество. Кроме этого, каждая пара погрузки/разгрузки снабжается списком груза со всеми необходимыми реквизитами. Прием работы в версиях 8.0 и позже стал несколько другим. С учетом того, что перевозка состоит из пар, например, заводить погрузку/разгрузку в случае, когда погрузка одна, а разгрузок две, нужно двумя парами, в каждой из которых указывать свой груз, который будет разгружен. И наоборот. Элементами управления можно копировать все или выборочные реквизиты одной пары в другую.

На этой закладке следует указывать список контрагентов-заказчиков, а также сумм, которые они должны оплатить за перевозку. Аналогично, в нижней части окна - список перевозчиков - поставщиков услуг по заявке, например, за перевозку, автопогрузчик, страховку и т.д.

Если запись отображается синим цветом, это означает ее принадлежность к ген. перевозчику или ген. заказчику с первой закладки заявки.

Если запись отображается зеленым цветом, это означает, что эта запись является ссылочной записью на наличный платеж, проведенный через блок "Касса".


ЗАКЛАДКА "ДЕНЬГИ"

На этой закладке ведется работа с финансовыми сведениями по перевозке.

Группа "От заказчика"

В этой группе фиксируются финансовые взаимоотношения с заказчиком перевозки. Платежи, как и справочные поля, можно заполнять как из данной программы, так и из программы 1С:Предприятие при настроенной интеграции с бухгалтерской программой. Для внесения платежа заказчиком средствами данной программы следует нажать кнопку "+" над таблицей и заполнить поля справа от таблицы. Для редактирования какой-либо записи выберите ее в таблице и отредактируйте требуемые поля. После редактирования, чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку над таблицей с изображением "галочки". Для удаления нажмите кнопку "-". Общий перерасчет будет произведен после сохранения заявки. Для этого нажмите кнопку "Сохранить" в правом нижнем углу окна.

Группа "Перевозчику"

Работа тут аналогична группе "От заказчика", за исключением того, что платежи и справочные поля документов относятся к платежам за перевозку контрагенту-перевозчику.

Работа в этой закладке аналогична работе в закладке "От Заказчика". Но здесь регистрируются дополнительные расходы по перевозке. Причем, если движение денег производится в пользу предприятия, то сумма должна быть отрицательной. В этой таблице удобно хранить вознаграждения клиентам и др. Дополнительные расчеты не принимаются во внимание при определении ожидаемой комиссии, но учитываются в расчете текущей.

Тут в печатном виде приведена краткая финансовая сводка по заявке (перевозке). Так же возможно просмотреть данные по расстоянию маршрута, сделав щелчок мышью на ссылку "(подробнее)" рядом с дистанцией по маршруту. Подробнее описание модуля "Определение расстояния и маршрута" смотрите в справке.

Обновить сводку. Распечатать. Настроить границы печати и колонтитулы. Экспорт в MS Word.

Приведенная в нижней части таблица является кратким справочником для бухгалтера. Окно редактирования вызывается кликом по строке Заказчика/Перевозчика в таблице "Сводка Контрагентов/Документы" или производится через панель навигатора. В этой же группе производится и выписка счетов. После того, как будут поставлены все отметки о наличии всех документов, то нужно нажать кнопку с галочкой в прямоугольнике, чтобы "закрыть" взаимоотношения с контрагентом. Такое "закрытие" является справочной информацией о выполнении перевозки и о наличии всех производственных документов по сделке.
Чтобы выставить счет заказчику по нескольким перевозкам (заявкам), нужно в счете какой-то одной заявки, например, последней по времени, открыть окно редактирования счета (кнопка "Счет") на закладке «Деньги». При нажатии кнопки "Другие заявки" откроется информационное окно объединения заявок в один счет. В нем необходимо указать период времени, за который были созданы искомые заявки, и свою фирму. При обновлении окна в верхнюю таблицу «Доступные заявки» будут выведены все заявки, соответствующие установленным фильтрам, в которых не выставлен счет (на закладке «Деньги» не указан документ в Сводке контрагентов). Можно добавлять/удалять заявки в таблицу «Выбранные заявки», из нее после подтверждения кнопкой "ОК" будет сформирован конечный счет. В заявке, добавленной в основной счет другой заявки, номер счета в таблице "Сводка контрагенотов" сопровождается значком тильда "~". Акт и счет-фактура заполняются данными на основе счета.

В случае, когда по заявке требуется более, чем одно транспортное средство, на этой закладке следует указать, какого типа и сколько а/м требуется для выполнения перевозки. Эту информацию, как и заявку, можно вывести на печать в виде договора-заявки с заказчиком и работать с документом аналогично заявке.

В нижней части этой закладки нужно указать дополнительную информацию о запросе заказчиком перечисленных транспортных средств для выполнения перевозки по заявке.

В случае, когда по заявке требуется более, чем одно транспортное средство, на этой закладке следует указать, какие перевозчики какие транспортные средства предоставляют, чтобы удовлетворить необходимость в а/м по данной заявке. Очевидно, что поставщиков а/м (перевозчиков) может быть несколько. Вы можете внести в верхней части закладки список перевозчиков, предоставляемых а/м и условия предоставления, как то: время и место погрузки и т.д.

В нижней части этой закладки нужно указать список а/м, предоставляемых этими перевозчиками, чтобы удовлетворить запросу заказчика по количеству и типу транспортных средств, требуемых для выполнения перевозки по заявке.

В нижней части окна как журнала заявок, так и окна редактирования заявки расположена кнопка "Документы". Она открывает выбор форм документов:

• Печать заявки, в зоне которой расположены бланки договоров и заявок заказчика и перевозчику.
• Транспортные документы: окно формирования транспортных документов к паре погрузка/разгрузка или ко всей заявке.
• Печать мультитранспортной заявки для заказчика.
• Печать мультитранспортной заявки-договора перевозчику. Причем если таких перевозчиков больше одного, то этот пункт будет разделен на несколько - по количеству перевозчиков, предоставляющих а/м.