СОЗДАНИЕ / РЕДАКТИРОВАНИЕ ЗАЯВКИ

В общем случае создание заявки сводится к выбору ген. заказчика и ген. перевозчика, указанию мест и времени погрузки и разгрузки и вводу списка заказчиков (плательщиков) и списка поставщиков услуг (перевозчиков, страховщиков, сопровождения) на закладке "Счета". Редактирование заключается во внесении денег - платежей перевозчику или от заказчика, заполнению транспортных документов, выписке бухгалтерских документов.


ЗАКЛАДКА "ЗАЯВКА"

Владелец сделки - это своя фирма, назначенная по умолчанию. См. подробнее Свои фирмы. Если заказчику в его карточке назначена другая своя фирма, последняя будет автоматически подгружена владельцем сделки. Аналогично заполняется поле ответственного менеджера, если он назначен данному заказчику в карточке. Но эти поля можно редактировать из выпадающего списка при разрешенном доступе пользователя.
Если договор и расчеты с перевозчиком осуществляет другая своя фирма, можно выбрать для генерального перевозчика другяю свою фирму. Генеральных участников перевозки нужно выбрать из справочников кнопками / для заказчика и перевозчика, соответственно. При включенной индикации систем безопасности рядом с наименованием будет индикатор статуса безопасности. См. подробнее Настройка параметров При выборе контрагента поля с дополнительными данными (адрес, телефон, контактное лицо) можно заполнить из выпадающего списка (загружается с карточки этого контрагента). К ячейке контактного лица относятся два элемента управления:

К элементам работы с SMS относится и флажок SMS-информирования. Его можно включить, чтобы в журнале заявок можно было отфильтровать заявку для рассылки. См. подробнее Отправка SMS.
Здесь же можно задать условия оплаты из справочников форм и сроков оплаты и выбрать договор, на основании которого осуществляется перевозка. Открыть на просмотр закладку договоров этого контрагента можно кнопкой .

В заявке можно отметить факт подписания (подтверждения/одобрения) заявки контрагентом в электронном виде или оригинала. Поле над отметкой об sms-информировании. При установке флажка-настройки в меню "Настройка" -> "Параметры" -> "Журнал заявок" ячейка наименования контрагента будет отмечена при наличии оригинала или для электронной заявки.

Блок "Общие итоговые суммы" формируется автоматически при заполнении сумм начислений на закладке "Счета" и фактической оплаты на закладке "Деньги". Вручную можно заполнить сумму предоплаты/аванса для вывода на печать. При формировании заявки или какого-либо отчета по умолчанию принимается, что: К блоку итоговых сумм относится и поле дистанции. Она рассчитывается, если пункты погрузки и разгрузки выбраны из справочника . На этой же закладке автоматически присваивается номер заявки, дата, можно вручную ввести номер и дату входящей заявки , а так же название заявки. Как правило, к названию указывается тип перевозки - внутри страны или международная перевозка и т.д.



На каждой закладке дублируются следующие элементы управления: Кнопка позволяет менять способ выделения НДС (в том числе или сверху) по двойному клику, если пользователю разрешен такой доступ.
Кнопка открывает меню печатных форм в зоне заявки, мультитранспортной заявки, транспортных документов и таблицы заявок..


ЗАКЛАДКА "ДОПОЛНИТЕЛЬНО"

На этой закладке устанавливаются дополнительные реквизиты и условия транспортировки.


    Группа "Дополнительно"

 
Треб. тип. Т/С

Требуемый тип транспортного средства, значение из справочника типов транспортных средств. Выберите его из выпадающего списка или введите вручную. Если введенного значения нет в справочнике, то оно сохранится туда автоматически. Доступ к справочнику осуществляется кнопкой

Погранпереход

Места перехода границы для международной перевозки, справочное значение. Выберите значение из выпадающего списка или введите вручную. Если введенного значения нет в справочнике, то оно сохранится туда автоматически. Доступ к справочнику осуществляется кнопкой

Темп. режим

3десь можно указать при необходимости температурный режим, который должен соблюдаться при перевозке.

Доп. услуги

Можно отметить флажками дополнительные услуги и реквизиты, открыв окно управления


Группа "Выделенный подвижной состав и водитель"

Выберите из справочника машину и водителя, нажав соответствующие кнопки. Следует иметь в виду, что выбор будет предоставлен на основании прикрепленных к ген. перевозчику а/м и водителя. Если нужного а/м или водителя в справочнике нет, то его следует там создать.

Следующие кнопки относятся ко всему блоку "Выделенный подвижной состав и водитель":

- Выбрать подвижной состав перевозчика
- Выбрать водителя
При включенной индикации систем безопасности ячейки водителя и а/м могут сопровождаться индикатором статуса безопасности. См. подробнее Настройка параметров


    Группы "Для перевозчика", "Для заказчика"

В этих группах заполняются поля "Дополнительные условия", "Штрафные санкции" и "Договор" отдельно для заказчика (разовый договор на перевозку с заказчиком) и отдельно для перевозчика (разовый договор на перевозку с заказчиком). Текст договора можно выбрать из соответствующего справочника кнопкой или заполнить напрямую в заявке (новый текст можно добавить в справочник на этой же закладке кнопкой ). Очистить текст -


ЗАКЛАДКА "ПОГРУЗКА/РАЗГРУЗКА"

Погрузки/разгрузки разделены на пары со всеми необходимыми реквизитами. Их может быть любое количество. Кроме этого, каждая пара погрузки/разгрузки снабжается списком груза со всеми необходимыми реквизитами. Прием работы в версиях 8.0 и позже стал несколько другим. С учетом того, что перевозка состоит из пар, например, заводить погрузку/разгрузку в случае, когда погрузка одна, а разгрузок две, нужно двумя парами, в каждой из которых указывать свой груз, который будет разгружен. И наоборот. Элементами управления можно копировать все или выборочные реквизиты одной пары в другую. Элементами управления и можно исключить пункт погрузки/разгрузки. Это позволяет избежать вывода в печатной форме повторяющейся информации. Следует уделить внимание корректному заполнению грузов для такой заявки: при скрытии погрузки грузы этой пары нужно продублировать для не скрытой погрузки. Иначе в бланк грузы не попадут. Для быстрого заполнения данных копируйте реквизиты грузов при добавлении новой пары. Разработаны специальные печатные формы заявки заказчику и перевозчику, которые не выгружают повторяющиеся пункты погрузки и разгрузки при совпадении даты, места, адреса и фирмы. Для подгрузки данных в эти бланки необходимо, что грузоотправители и грузополучатели были выбраны из справочников. Если Вы вводите их с клавиатуры, выбирайте для печати бланки версии 8.


Элементы управления

     - Переместить курсор в начало таблицы
     - Переместить курсор в конец таблицы
     - Вставка новой пары погрузки/разгрузки
     - Удалить пару
     - Редактировать запись
     - Подтвердить изменения
     - Отменить изменения
     - Обновить набор данных
     - Сортировка: переместить пару наверх
     - Сортировка: переместить пару вниз
     - Сортировка по умолчанию в хронологической последовательности
     - Пометить запись для замены пунктов погрузки/разгрузки. Замена будет произведена с той парой, на которой будет установлен курсор для применения действий, описанных ниже
     - Поменять реквизиты погрузки между записями
     - Поменять реквизиты разгрузки между записями
     - Скопировать реквизиты погрузки в помеченную запись из выделенной
     - Скопировать реквизиты разгрузки в помеченную запись из выделенной
     - Не выводить на печать эту погрузку
     - Не выводить на печать эту разгрузку


ЗАКЛАДКА "СЧЕТА"

На этой закладке следует указывать список контрагентов-заказчиков, а также сумм, которые они должны оплатить за перевозку. Аналогично, в нижней части окна - список перевозчиков - поставщиков услуг по заявке, например, за перевозку, автопогрузчик, страховку и т.д.

Если запись отображается синим цветом, это означает ее принадлежность к ген. перевозчику или ген. заказчику с первой закладки заявки.

Если запись отображается зеленым цветом, это означает, что эта запись является ссылочной записью на наличный платеж, проведенный через блок "Касса".


Элементы управления

     - Переместить курсор в начало таблицы
     - Переместить курсор в конец таблицы
     - Добавить позицию в счет
     - Удалить запись
     - Редактировать запись
     - Обновить набор данных
     - Открыть сводную таблицу счетов, куда будут сведены все позиции с закладки "Счета"
     - Отправить SMS
     - Очистить поле


При добавлении позиции в счет открывается окно "Изменение услуги", где нужно выбрать контрагента / и услугу из справочника
При выборе услуги поля единицы измерения и тарифа автозаполнятся. Ставка НДС подгрузится из карточки Своей фирмы, форму оплаты по умолчанию можно установить в меню "Настройка"-> "Параметры"-> "Заявка". Итоговую сумму можно округлить - тариф будет подкорректирован автоматически.
Услугу можно тарифицировать повременно, включив флажок и установив время начала и окончания работ.

Если требуется назначить SMS-информирование или зафиксировать курс для расчета в иностранной валюте, так же нужно поставить флажки. При проведении платежа более поздней датой будет принят в расчет курс, зафиксированный на закладке "Счета".

В прямоугольных рамках над табличной частью указаны суммы счетов заказчикам и от перевозчиков в пересчете к основной валюте, дистанция, планируемая комиссия, рентабельность.

ЗАКЛАДКА "ДЕНЬГИ"

На этой закладке ведется работа с финансовыми сведениями по перевозке.

Группа "От заказчика"

 

В этой группе фиксируются финансовые взаимоотношения с заказчиком перевозки. Платежи и справочные поля можно заполнять как из данной программы, так и из программы 1С:Предприятие при настроенной интеграции с бухгалтерской программой.

Для внесения платежа заказчиком средствами данной программы следует нажать кнопку над таблицей. По умолчанию будет подгружена информация с закладки "Счета". Для редактирования какой-либо записи выберите ее в таблице и внесите изменения. После редактирования, чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку над таблицей.
Для удаления нажмите кнопку

Общий перерасчет будет произведен после сохранения заявки. Для этого нажмите кнопку "Сохранить" в правом нижнем углу окна.


Группа "Перевозчику"

 

Работа тут аналогична группе "От заказчика", за исключением того, что платежи и справочные поля документов относятся к платежам за перевозку контрагенту-перевозчику.


Следует отметить, что если расчеты по заявке осуществляет подотчетное лицо, т.е. в меню "Касса" - "Расходы по заявкам" есть запись о выдаче денег подотчетному лицу и их расходовании, в Кассе и в данной заявке появятся записи о начислении и оплате на сумму расхода. Т.е. в этом случае на закладке "Счета" не нужно вручную формировать стоимость услуги, а на закладке "Деньги" - проводить оплату наличными.

Группа "Неучитываемые расходы/доходы"

 

Работа в этой закладке аналогична работе в закладке "От Заказчика". Но здесь регистрируются дополнительные расходы по перевозке. Причем, если движение денег производится в пользу предприятия, то сумма должна быть отрицательной. В этой таблице удобно хранить вознаграждения клиентам и др. Дополнительные расчеты не принимаются во внимание при определении ожидаемой комиссии, но учитываются в расчете текущей.

В реквизитах платежа есть отдельное поле "Тип расхода". Выпадающий список формируется из справочника меню "Справочники" -> "Справочники для заявок". Значения и суммы дополнительных расходов выгружаются в Сводный отчет по заявкам.



Группа "Сводка"

Тут в печатном виде приведена краткая финансовая сводка по заявке (перевозке). Так же возможно просмотреть данные по расстоянию маршрута, сделав клик мышью на ссылку "(подробнее)" рядом с дистанцией по маршруту. Подробнее описание модуля "Определение расстояния и маршрута" смотрите в справке.


 
Обновить сводку.
Распечатать.
Настроить границы печати и колонтитулы.
Экспорт в MS Word.


Группа "Документы/Журнал бухгалтера по заявке"

Приведенная в нижней части таблица является кратким справочником для бухгалтера. Окно редактирования ("Документы по заявке") вызывается кликом по строке Заказчика/Перевозчика в таблице "Сводка Контрагентов/Документы" или производится через панель навигатора кнопкой .

Окно "Документы по заявке" содержит четыре закладки.

На закладке "Деньги" можно выписать первичные бухгалтерские документы кнопками "Счет", "Счет-фактура", "Акт". После того, как будут поставлены все отметки о наличии всех документов, можно "закрыть" взаимоотношения с контрагентом кнопкой . Такое "закрытие" является справочной информацией о выполнении перевозки и о наличии всех производственных документов по сделке.

Чтобы выставить счет заказчику по нескольким перевозкам (заявкам), нужно в счете какой-то одной заявки, например, последней по времени, открыть окно редактирования счета (кнопка "Счет") на закладке «Деньги». При нажатии кнопки "Другие заявки" откроется информационное окно объединения заявок в один счет. В нем необходимо указать период времени, за который были созданы искомые заявки, и свою фирму. При обновлении окна в верхнюю таблицу «Доступные заявки» будут выведены все заявки, соответствующие установленным фильтрам, в которых не выставлен счет (на закладке «Деньги» не указан документ в Сводке контрагентов). Можно добавлять/удалять заявки в таблицу «Выбранные заявки», из нее после подтверждения кнопкой "ОК" будет сформирован конечный счет. В заявке, добавленной в основной счет другой заявки, номер счета в таблице "Сводка контрагентов" сопровождается значком тильда "~". Акт и счет-фактура заполняются данными на основе счета. Реквизиты ТТН, заполненные для перевозчика, продублируются для заказчика, если это указано в настройках (меню "Настройка" - "Параметры" - "Заявка").




ЗАКЛАДКА "ТРЕБУЕМЫЕ А/М"

В случае, когда по заявке требуется более, чем одно транспортное средство, на этой закладке следует указать, какого типа и сколько а/м требуется для выполнения перевозки. Эту информацию, как и заявку, можно вывести на печать в виде договора-заявки с заказчиком и работать с документом аналогично заявке. Бланки мультитранспортных заявок выведены в отдельное меню.

В нижней части этой закладки нужно указать дополнительную информацию о запросе заказчиком перечисленных транспортных средств для выполнения перевозки по заявке.

Элементы управления

     - Переместить курсор к предыдущей записи
     - Переместить курсор к следующей записи
     - Добавить запись
     - Удалить запись
     - Редактировать запись
     - Подтвердить изменения
     - Отменить изменения
     - Обновить набор данных
     - Выбрать договор



ЗАКЛАДКА "ПОСТАВЩИКИ А/М И СПИСОК ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫХ А/М"

При привлечении дополнительного транспорта на этой закладке следует указать, какие перевозчики какие транспортные средства предоставляют. Очевидно, что поставщиков а/м (перевозчиков) может быть несколько. Вы можете внести в верхней части закладки список перевозчиков , предоставляемых а/м и условия предоставления, как то: время и место погрузки, характеристику груза и т.д.

Кнопкой "В счета" можно на закладке "Счета" создать запись по привлеченному поставщику а/м.

После выбора поставщика ТС можно указать реквизиты погрузки/разгрузки, контакты на пунктах погрузки/разгрузки, данные о грузе и ставку.

В нижней части этой закладки нужно указать список а/м, предоставляемых этими перевозчиками, чтобы удовлетворить запросу заказчика по количеству и типу транспортных средств, требуемых для выполнения перевозки по заявке.




ПЕЧАТЬ ЗАЯВОК (ОБЫЧНОЙ И МУЛЬТИТРАНСПОРТНЫХ)

В нижней части окна как журнала заявок, так и окна редактирования заявки расположена кнопка "Документы". Она открывает выбор форм документов:

В любой зоне можно редактировать бланк и/или создать свой.


СМ. ТАКЖЕ

Журнал заявок
Идеология работы с простой заявкой
Идеология работы с мультитранспортной заявкой
Определение расстояния и маршрута
Контрагенты
Органайзер
Отправка sms
Группы пользователей
Оглавление


(C) МЕДВЕДЬ-СОФТ 2003-2016